Fungsi dan cara menggunakan Ms. Outlook
1. membca E-mail
Untuk membaca
email yang masuk, pilih email yang akan dibaca dengan melakukan dobel
klik. Untuk mengetahui email yang belum dibaca nampak ikon amplop yang
belum dibuka.
2. Membuat/mengirim email
2.1 Untuk mengirim email baru bisa digunakan berbagai cara:
1. pada toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau
2. klik fileānewāmail message, atau
3. langsung ctrl+N
2.2 Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:
• To: tujuan standar pengalamatan pesan.
•
Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada
seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain,
cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
•
Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan
pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima
email tetapi penerima yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind)
bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).
2.3 jika email yang dibuat melampirkan file atau attachment, klik ikon bergambar paper clip atau klik insertāfile
2.4 untuk menentukan akan kemana pesan yang dikirim, ikuti:
1. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).
2. Alamat yang dituju, pada toolbar dobel klik ikon address book.
3. pilih nama kontak yang akan dikirimi email dan tempatkan nama pada pilihan to, cc atau bcc.
4. Klik tombol OK. Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message dengan alamat email yang telah dipilih tadi.
5. Masukkan text pada halaman isian pesan.
6. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim..
2.5 Menggunakan message rule
Message
Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan
aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada
folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan (
iklan, spam, pornografi, dsb).
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik menu Tools
2. Klik “Rules and Alerts”
3. Klik tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa Email begitu tiba.
5. Klik Next
6.
Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word
in the sender’saddress” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat
pengirim.
7. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.
8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Andi)
9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan email ke folder tertentu)
10. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook
11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).
12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi
13. Klik Finish
Ada
kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk
memblokir suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam,
pornografi, dsb ) lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik Tools
2. Klik “Rules and Alerts”
3. Klik tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa email begitu tiba.
5. Klik Next
6. Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
7. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.
8. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )
9. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.
10. Klik Finish
Catatan:
Option yang ada pada massage rule dapat dipilih sesuai dengan aturan
yang kita inginkan pada email yang dikirim maupun yang diterima.
2.6 Menggunakan Group
Anda
dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan
beberapa alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email
ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada menuliskan alamat
email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab
selanjutnya.
Untuk mengirim ke Group lakukan langkah berikut :
1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book.
2. Pada kolom “Show Names from the : “ pilih kontak/group yang akan dikirimi email.
3. Klik Ok dan Send
2.7 Mengirim Attachments ( file lampiran)
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet,lakukan langkah berikut:
1. Buat pesan baru beserta elamat emailnya.
2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
3. Klik File.
4. Cari file yang ingin anda sertakan.
5. Dobel klik pada file yang akan disertakan
Catatan: Icon Attach File (gambar paperclip) merupakan jalan singkat untuk menyertakan file:
2.8 Membalas/reply pesan
Ketika
menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin
langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal
tersebut lakukan langkah berikut :
Standard Reply
1. Pada folder Inbox dobel klik email yang ingin Anda balas.
2. Klik tombol Reply .
3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4. Ketik pesan anda pada body pesan.
5. Klik Send.
Reply To All
Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.
Untuk melakukan ini :
1. Klik tombol reply to all.
2. Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc.
3. Ketik pesan anda pada body pesan.
4. Klik tombol send.
2.8 Out Of Office Assistant
Ms
Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis
membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang
tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang
mengirim Anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum
membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan
memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “.
Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :
1. Klick Tools pada toolbar.
2. Klik Out Of Office Assistant.
3.
Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button
disebelah "I am currently out of the office" dan ketik pesan yang ingin
Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.
1. pada menu Toolsā Rules and Alerts
2. pada kotak Rules and AlertsāNew Rule
3. di bawah Start from a blank rule, klik Check messages when they arrive, dan kemudianā click Next
4.
di bawah Which condition(s) do you want to check?, pilih sent only to
me centang dan pilih berbagai kriteria yang Anda inginkan āNext
5. jika kotak yang menginformasikan peraturan akan diterima untuk tiap pesan ynag diterimaā Yes.
6. Di bawah What do you want to do with the message?, pilih reply using a specific template, centang
7. dibawah langkah 2: Edit deskripsi, klik a specific template
8. pada kotak Select a Reply Template, pada kotak Look In box, klik User Templates in File System
9. pilih templateā Open
10. klik Next.
11. Bisa dipilih kotak untuk untuk aturan auto reply
12. klik Next.
13. Dibawah langkah 1: Specify a name for this rule, ketik nama auto-reply ruleā Finish.
2.10 Pemakaian Signature
Kita
juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik,
biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih
dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu
dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian
bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:
1. Pada Outlook klik menu Tools
2. Pilih Options
3. Pilih Mail Format
4. Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”
5. Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.
6. Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga Anda bisa memilih warna dan bentuk dari font.
7. Klik Finish
Catatan: Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehingga penerima dapat mengenal identitas pengirim.
3. PENGELOLAAN PERSONAL ADDRESS BOOK/ALAMAT EMAIL
Microsoft outook menyediakan fasilitas untuk menyimpan daftar nama kontak beserta keterangan-keterangannya.
3.1 membuat data alamat kontak
Untuk membuatnya ikuti langkah berikut:
1. pada toolbar, klik ikon yang bergambar address book,
2. klik fileānew entryāpilih new contactāOK
3. isi data kontak
4. jika sudah selesai, klik save and close
3.2
membuat alamat group. Di microsoft outlook bisa mengelompokkan alamat
email atau data kontakan dalam suatu grup. Sehingga untuk mengirim email
untuk ke suatu grup/kelompok orang tidak perlu mencari alamat kontak
satu-satu. Untuk membuat grup caranya:
1. Buka menu “ Address Book”
2. Klik File – pilih “New Entry”
3. Pilih “New Distribution List “ klik Ok
4. Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis : Astronomi 2005 )
5. Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih siapa saja yang masuk dalam Group ini.
6. Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau mengklik tombol “Add”
7. Klik Ok
8. Kemudian klik “Save and Close”
